Quản lý mua sắm, thầu khoán

Mua bán thầu khoán (Procurement) nghĩa là việc mua hàng hóa và dịch vụ từ bên ngoài. Trong quá trình triển khai, thực hiện dự án, khi lập kế hoạch quản lý dự án tổng thể, chúng ta phải lập kế hoạch mua sắm trang thiết bị như một nhiệm vụ thành phần có một vị trí đặc biệt quan trọng, quyết định sự thành công của dự án. Ở mỗi giai đoạn tiếp theo, dự án cần tiếp nhận sản phẩm chuyển giao từ bên ngoài, lắp đặt, đưa các trang thiết bị này vào hoạt động, cung cấp môi trường để triển khai dự án.

Quản lý mua bán thầu khoán bao gồm các công đoạn cần thiết để mua và tiếp nhận hàng hóa, dịch vụ từ bên ngoài tổ chức – có thể là bên mua hay bên bán sản phẩm dịch vụ theo một hợp đồng hoặc một dạng thỏa thuận khác. Có 4 quy trình chính trong việc quản lý mua bán thầu khoán bao gồm:

1. Lập kế hoạch quản lý mua sắm (Plan Procurements Management): là quy trình lập tài liệu các quyết định mua sắm, xác định rõ cách tiếp cận, và xác định các các nhà cung cấp tiềm năng. Lợi ích của quy trình này là  xác định nên mua từ bên ngoài hay không? Nếu mua thì mua cái gì, mua như thế nào, cần bao nhiêu tiền và khi nào thì mua. Quy trình này cũng xác định loại hợp đồng nào phù hợp cho từng việc mua sắm.

2. Thực hiện mua sắm (Conduct Procurements): là quy trình nhận phản hổi của các nhà cung cấp tiềm năng, chọn lựa nhà cung cấp, và trao hợp đồng. Lợi ích của quy trình này là cung cấp sự liên kết giữa mong đợi của các bên liên quan bên trong và các bên liên quan bên ngoài thông qua các thoả thuận trong hợp đồng.

3. Kiểm soát mua sắm (Control Procurements): là quy trình quản lý các mối quan hệ mua sắm, giám sát thực hiện hợp đồng, và tiến hành các thay đổi, hiệu chỉnh trong hợp đồng. Lợi ích của quy trình này là đảm bảo cả bên bán và bên mua thực hiện đúng theo các yêu cầu mua sắm theo đúng luật.

4. Kết thúc mua sắm (Close Procurements): là quy trình hoàn thành từng hạng mục mua sắm. Lợi ịch của quy trình này là lập tài liệu các thoả thuận và các tài liệu liên quan để tham khảo sau này.