6 câu hỏi xác định phạm vi dự án

Phạm vi của dự án là những gì bạn đang thực sự sẽ phải cung cấp. Phạm vi  dự án định nghĩa những gì các nhóm dự án sẽ được làm việc và có thể giúp bạn thiết lập các ưu tiên nếu bạn va phải các xung đột trên dự án.

Khi bắt đầu một dự án mới, số lượng công việc làm có vẻ tràn ngập. Lên kế hoạch, xây dựng nguồn lực, ngân sách và hệ thống thông tin liên lạc cần được quản lý. Nhưng điểm bắt đầu để quản lý dự án phải là phạm vi dự án (Project Scope)

Mấu chốt trong quá trình quản lý phạm vi dự án chính là xác định phạm vi của nó. Bạn sẽ làm việc với các bên liên quan dự án của bạn và người tài trợ của bạn để xác định chính xác phạm vi của dự án. Nó có thể  là khá khó khăn, đặc biệt là nếu như họ không biết  rõ ràng về những gì họ muốn.

Dưới đây là 6 câu hỏi để hỏi để giúp bạn xác định phạm vi  dự án hiệu quả.

1. Ranh giới của dự án là gì?

Phạm vi dự án bao gồm những gì là một câu hỏi hiển nhiên, nhưng không quên để yêu cầu những gì sẽ được loại trừ. Có thể có một bộ phận những người sẽ không được sử dụng các phần mềm mới mà nhóm đang xây dựng. Có thể có một vị trí địa lý mà sẽ không được chuyển sang thương hiệu mới cho tới năm sau… Phạm vi dự án như một danh giới để loại trừ, và nó có giá trị để chỉ ra những điều trên . Tài liệu, hồ sơ là nhứng gì trong và ngoài phạm vi dự án, và sau đó chia sẻ các tập tin trong một hệ thống lập kế hoạch trực tuyến (server) để mọi người có thể nhìn thấy những gì đã được đồng ý.

2. Chúng ta đang sản xuất những gì?

 Là dự án đi vào sản xuất một sản phẩm hay cái gì khác? Ví dụ như nó có thể là một dự án để cập nhật một cái gì đó thay vì sản xuất một cái gì đó mới. Hoặc nó có thể là để cung cấp một dịch vụ hoặc đáp ứng các yêu cầu pháp lý mới. Dự án cũng có thể chịu trách nhiệm cho việc cung cấp một hỗn hợp của tất cả những điều này, và những thứ khác, vì vậy hãy nói chuyện với nhà tài trợ và các bên liên quan dự án của bạn để tìm hiểu những gì họ muốn kết quả cuối cùng (hoặc kết quả) để được.

3. Làm thế nào chúng ta sẽ biết khi nào chúng ta đạt được nó?

Câu hỏi này sẽ giúp bạn làm việc ra khi các phân phôi dự án đã được đạt được. Đó là tốt để biết rằng bạn đang cung cấp một quá trình liên kết cuốn sách mới, nhưng bạn sẽ cần một vài chi tiết nếu bạn muốn chắc chắn rằng bạn đã đáp ứng mong đợi các bên liên quan của bạn. Ví dụ, nhà tài trợ của bạn có thể xem xét một quy trình đóng sách, và việc đóng được 3 cuốn sách mỗi giờ như là một thất bại hoàn toàn. Nếu họ muốn một quy trình đóng sách với 70 cuốn sách mỗi giờ, đó là những gì bạn cần để cung cấp. Các tiêu chí này còn được gọi là yếu tố thành công. Thảo luận với các nhà tài trợ của bạn như thế nào thì họ sẽ đo sự thành công và bạn sẽ có một ý tưởng về những gì sau đó bạn phải bao gồm trong phạm vi dự án.

4. Những yếu tố nào là quan trọng nhất?

Xác định yếu tố: thời gian, ngân sách, chất lượng – yếu tố nào là yếu tố quan trọng nhât Các nhà tài trợ thường có một ý tưởng về những nguy cơ họ đang chuẩn bị đối mặt để dự án được thực hiện. Bạn có thể sẽ được nói để giữ cho các dự án rủi ro càng thấp càng tốt. Hoặc bạn có thể thấy rằng thời gian là điều quan trọng mà các nhà tài trợ sẵn sàng để cắt bỏ một vài điểm và thỏa hiệp về chất lượng và quy trình để đảm bảo rằng ngày giao hàng cuối cùng đảm bảo. Cần có một cuộc trò chuyện cởi mở với các bên liên quan của bạn và đặc biệt là nhà tài trợ dự án của bạn để bạn có thể chắc chắn rằng bạn đang tập trung nỗ lực của bạn ở đúng nơi.

5. Được có bất kỳ giả định nào không?

Giả định là những điều mà bạn không biết chắc chắn nhưng mà bạn đang giả định là đúng cho mục đích lập kế hoạch dự án. Bạn sẽ xác nhận các giả định sau đó và đảm bảo rằng chúng là đúng sự thật, và nếu không, thay đổi các kế hoạch dự án cho phù hợp. Điều quan trọng là tài liệu giả định dự án bởi vì nếu bạn không làm cho nó rõ ràng rằng đây không phải là điều chắc chắn, nhà tài trợ dự án của bạn có thể giả định (giả định khác) rằng sẽ không có bất kỳ thay đổi sau này.

6. Được có bất kỳ ràng buộc nào không?
Hạn chế những điều mà đòi hỏi dự án cư xử theo một cách chắc chắn. Ví dụ, một ràng buộc của dự án là phải theo đúng 1 lượng ngân sách nhất định. Hoặc ngày giao hàng (bàn giao công trình) đúng vào 1 ngày nào đó. Có thể có các dự án khác tùy thuộc vào dự án này để cung cấp các yếu tố nhất định, và ngược lại. Bạn có thể bị ràng buộc bởi một dự án được cung cấp sản phẩm hay dịch vụ mà dự án của bạn muốn sử dụng. Có thể có rất nhiều yếu tố hạn chế một dự án, và tuyên bố phạm vi của bạn nên bao gồm một danh sách của tất cả các. Khi bạn đã ra được một công bố về phạm vi dự án, được nhóm dự án của bạn, các bên liên quan và nhà tài trợ phê duyệt. Sau đó, bạn có thể lưu trữ các tài liệu phần mềm quản lý dự án trực tuyến của bạn để nó ở đó như một tài liệu tham khảo. Phạm vi dự án sẽ thay đổi khi dự án tiến triển; các bên liên quan xem xét các đầu ra và muốn thay đổi, hoặc thay đổi môi trường kinh doanh … Bạn hãy tập xác định phạm vi dự án như những gợi ý ở trên, bạn sẽ thấy rằng việc quản lý phạm vi dự án không phải là khó như bạn nghĩ.