Các hoạt động và tổ chức quản lý dự án

Dự án là gì?

Dự án là một nỗ lực tạm thời nhằm tạo ra sản phẩm, dịch vụ hoặc kết quả duy nhất. Một dự án có một sự bắt đầu và kết thúc rõ ràng.

Kế hoạch quản lý dự án được tạo ra bởi giám đốc dự án. Kế hoạch này yêu cầu phải phối hợp tất cả các bên liên quan. Kế hoạch cần phải thực tế, thực hiện trong khoảng thời gian cụ thể và có thể đạt được.

Sản xuất/tác nghiệp

Một tổ chức có thể bao gồm hoạt động dự án và các hoạt động sản xuất/tác nghiệp. Sự khác biệt giữa hoạt động sản xuất/tác nghiệp và công việc của dự án là công việc sản xuất/tác nghiệp luôn luôn diễn ra trong khi công việc của dự án có thời điểm kết thúc rõ ràng.

Chương trình là gì?

Có một số dự án của doanh nghiệp nếu chạy độc lập sẽ trở thành một thách thức đối với tổ chức. Do đó, một nhóm các dự án liên quan được kết hợp lại với nhau trong một chương trình (Program).

Danh mục đầu tư là gì?

Một danh mục đầu (Portfolio) tư bao gồm một nhóm các chương trình và các dự án đơn lẻ được thực hiện để đạt được một mục tiêu kinh doanh chiến lược cụ thể cho doanh nghiệp.

Phòng quản lý dự án

Phòng quản lý dự án (PMO – Project Management Office) là một bộ phận tập trung quản lý các dự án. PMO có thể:
– Là đơn vị cung cấp các chính sách, phương pháp và mẫu cho việc quản lý các dự án trong tổ chức
– Cung cấp người quản lý cho các dự án khác nhau, chịu trách nhiệm về kết quả của các dự án
– Giúp đào tạo về quản lý dự án cho các cá nhân trong tổ chức
– Hỗ trợ cung cấp và vận hành các công cụ quản lý dự án

Phòng quản lý dự án là bộ phận gồm nhiều cá nhân. PMO có các trách nhiệm như:
– Quản lý nhu cầu và sự kết nối giữa các dự án
– Cung cấp tài nguyên
– Tham gia các cuộc họp đánh giá dự án
– Cung cấp quy trình, hướng dẫn và giám sát sự tuân thủ quy trình của các dự án
– Tham gia vào ban kiểm soát thay đổi, sắp xếp ưu tiên dự án
– Truyền thông tập trung về các dự án