Các vấn đề về tài chính dự án

Sự hiểu biết về tài chính sẽ giúp bạn và nhóm của mình đối thoại thành công hơn với những người làm kinh doanh. Để không sa đà vào các chủ đề tài chính phức tạp, trong bài viết tôi chỉ chọn ra một số ít những khái niệm và công thức tài chính quan trọng nhắm giúp bạn giành được sự chấp thuận với dự án của mình. Bạn cũng có thể sử dụng những thông tin này để theo dõi tình trạng tài chính của dự án đó.

Tính chi phí quản lý dự án

Chi phí là tài nguyên được hy sinh hay tính trước để đạt được một mục tiêu rõ ràng hay để trao đổi cái gì đó. Chi phí quản lý dự án phát sinh ngay từ giai đoạn triển khai cho đến khi kết thúc dự án và ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả của dự án. Chi phí thường được đo bằng đơn vị tiền tệ.

Trong giai đoạn triển khai, các chi phí của dự án phục vụ cho việc khảo sát, thiết kế, thi công, nghiệm thu và bàn giao sản phẩm/công trình. Trong giai đoạn khai thác, chi phí dự án phục vụ cho quá trình hoạt động kinh doanh để cung ứng hàng hóa, dịch vụ. Ở giai đoạn kết thúc dự án, các chi phí phát sinh phục vụ cho việc thanh lý, nhượng bán tài sản.

Thông thường, thành phần phức tạp nhất trong chi phí dự án chính là chi phí nhóm dự án. Chi phí này chịu ảnh hưởng trực tiếp bởi mức lương và đãi ngộ trả cho nhân công theo thời gian và năng suất hay tốc độ làm việc (hiệu quả công việc) của họ; Sau khi thêm vào các chi phí dự án khác như nguyên nhiên vật liệu, công cụ, máy móc thiết bị,… vào chi phí nhân lực, bạn sẽ có chi phí dự án tổng thể.

Từ đó ta thấy, nếu bạn có thể ước đoán càng sớm năng suất, tốc độ của nhóm thì càng dễ ước lượng chính xác hơn chi phí cho nhóm dự án của mình.

Chọn dự án đầu tư

Sau khi ước lượng chi phí dự án, chúng ta cần xem xét lợi nhuận của dự án trước khi công ty quyết định có thể đầu tư vào dự án hay không. Có nhiều cách tính lợi nhuận, nhưng thông dụng nhất là Thời gian hoàn vốn (Payback period), Mua so với Xây dựng (Buy vs. Build), Giá trị hiện tại thuần (Net Present Value – NPV) và Tỷ lệ hoàn vốn đầu tư (Return of Investment – ROI)

Thời gian hoàn vốn

Đây là khoảng thời gian mà một công ty thu hồi lại vốn đầu tư ban đầu, hay còn gọi là điểm hòa vốn (break event point). Kỹ thuật này so sánh chi phí đầu tư (thiết bị, nhân lực,…) với dòng tiền hoặc doanh thu dự kiến trên vòng đời của sản phẩm được tạo ra bởi dự án. Mặc dù kỹ thuật này không tính đến giá trị của tiền theo thời gian những nhiều công ty vẫn dùng khá thường xuyên, đặc biệt là cho phát triển các sản phẩm nội bộ.

Mua so với Xây dựng

Chúng ta cần xác định chênh lệch về mặt chi phí của hai phương án Mua và Tự xây dựng theo thời gian. Kỹ thuật này được thực hiện theo trình tự đơn giản như sau để quyết định lựa chọn phương án tối ưu nhất

• Tính toán chênh lệch của giá cố định giữa 2 phương án. Phần này gọi là phần chênh lệch giá.
• Tính toán chênh lệch về phí hàng tháng giữa phí mua hàng tháng và phí xây dựng hàng tháng.
• Tính lượng thời gian bằng cách chia phần chênh lệch giá cho phần chênh lệch hàng tháng

Giá trị hiện tại thuần (NPV)

Giá trị hiện tại (Present Value – PV) là giá trị hiện tại của dòng tiền hoặc doanh thu trong tương lai. Kỹ thuật tính PV phức tạp hơn kỹ thuật tính Thời gian hoàn vốn do nó tính đến cả giá trị của đồng tiền theo thời gian: PV = FV / (1+i)^n

• FV là giá trị tương lai (Future Value) hay giá trị của một số tiền trong tương lai
• i là lãi suất hoặc tỷ lệ lạm phát
• n là lượng thời gian mà lãi suất được trả

Từ công thức này cho thấy: nếu bạn phải chọn giữa 2 dự án có 2 giá trị trong tương lai thì hãy chọn dự án có PV cao hơn.

NPV là giá trị hiện tại của tổng doanh thu trừ đi giá trị hiện tại của chi phí đầu tư trong một khoảng thời gian:

• Nếu NPV<0 thì dự án nên bị bác bỏ
• Nếu NPV>0 thì dự án nên được chấp nhận
• Nếu có >1 dự án thì chọn dự án có NPV cao nhất

Internal Rate of Return (IRR) và Return of Investment (ROI)

Một cách thiết thực mà các CEO thường dùng để tính IRR hoặc ROI (vốn rất phức tạp để tính toán) là dựa trên tốc độ và tỷ suất lợi nhuận biên (profit margin)

• Tốc độ xác định mức độ mà một công ty nhanh chóng tạo ra đủ doanh thu (hoặc giảm chi phí) để trả chi phí đầu tư (hoặc tài sản hoặc hàng tồn kho) cộng với lợi nhuận mà công ty hy vọng đạt được: tốc độ = doanh thu / chi phí đầu tư.
• Tỷ suất lợi nhuận biên là số tiền (hoặc lợi nhuận) mà công ty tạo ra sau khi trả hết mọi phí tổn, chi phí liên quan tới việc tạo và bán sản phẩm hoặc dịch vụ cũng như thuế và lãi suất vay.

Công thức tính: ROI = Tốc độ x Tỷ suất lợi nhuận biên

Khi phải so sánh những dự án khác nhau, hãy nhớ chọn dự án có ROI cao nhất.

Theo dõi hiệu suất dự án

Người ta dùng Giá trị thu được (Earled Value – EV) để đo hiệu suất công việc của một nhóm dự án so với kế hoạch, nhằm xác định những chênh lệch, nguy cơ lạc hướng về cả 2 khía cạnh tiến độ và chi phí.

EV được tính toán dựa trên khối lượng công việc đã hoàn thành tính tới thời điểm hiện tại và ngân sách được phê duyệt để thực hiện những công việc đó. Một dự án có budget là 100.000 USD và có 30% công việc được hoàn thành thì EV = 30.000 USD.

Các công thức phổ biến được dùng bao gồm

1. Chi phí thực hiện cho thấy dự án có vượt ngân sách (âm) hay không
   • Chênh lệch chi phí CV (Cost Variance) = EV – Chi phí thực tế AC
   • Chỉ số chi phí thực hiện CPI (Cost Performance Index) = EV / AC
2. Tiến độ thực hiện để xem xét dự án đang chậm (âm) hay vượt tiến độ (dương)
   • Chênh lệch tiến độ SV (Schedule Variance) = EV – Giá trị dự kiến PV
   • Chỉ số tiến độ thực hiện SPI (Schedule Performance Index) = EV/PV
3. Dự toán ngân sách dự án
   • Dự toán lúc hoàn thành EAC = Ngân sách lúc hoàn thành BAC/CPI
   • Chênh lệch lúc hoàn thành VAC = BAC – EAC
   • Dự toán để hoàn thành ETC = EAC – AC

Phần lớn chúng ta không cần phải trở thành chuyên gia tài chính nhưng bạn sẽ cần đến những kiến thức cơ bản đề cập ở đây. Việc nắm vững một số trong những khái niệm và công thức cơ bản này sẽ giúp bạn giao tiếp tốt hơn với các cấp quản lý trong công ty.