Quản lý các bên liên quan

Các bên liên quan (stakeholders) đóng một phần quan trọng trong khung quản lý dự án. Họ yêu cầu thực hiện dự án, phê duyệt dự án, từ chối các chúng, hỗ trợ chúng, và chống lại chúng,… Vì quản lý các bên liên quan là vô cùng quan trọng đối với thành công dự án, cho nên từ PMBOK version 5, PMI đã quyết định bổ sung thêm một vùng kiến thức mới trong PMBOK. Có nhiều khái niệm liên quan đến quản lý truyền thông/giao tiếp và quản lý nguồn nhân lực, nhưng các hoạt động trong vùng kiến thức này chỉ đòi hỏi để có thể thực hiện quản lý các bên liên quan một cách hiệu quả.

Mục đích của việc quản lý các bên liên quan chính là xác định họ là ai, mong muốn của họ là gì, và đưa họ tham gia một cách hiệu quả vào các quyết định của dự án trong suốt quá trình thực hiện dự án. Như thế, quản lý các bên liên quan bao gồm 4 quy trình chính như sau:

1. Xác định các bên liên quan (Identify Stakeholders): là quy trình xác định các cá nhân, nhóm, tổ chức có ảnh hưởng hoặc bọ ảnh hưởng tới các quyết định, các hoạt động và kết quả của dự án. Ngoài ra quy trình này còn phân tích và lập tài liệu các thông tin liên quan đến lợi ích, sự can dự, sự phụ thuộc, sự ảnh hưởng đến kết quả dự án. Lợi ích của quy trình này là cho phép nhà quản lý dự án xác định sự tập trung, sự quan tâm phù hợp vào từng bên liên quan cụ thể.
2. Lập kế hoạch quản lý các bên liên quan (Plan Stakeholder Management): là quy trình phát triển chiến lược quản lý phù hợp để đảm bảo sự can dự cần thiết của các bên liên quan trong suốt dự án dựa vào sự phân tích nhu cầu, lợi ích và ảnh hưởng tiềm năng của các bên liên quan đó vào sự thành công của dự án. Lợi ích của quy trình này là nhà quản lý dự án có những hành động phù hợp và rõ ràng để tương tác với các bên liên quan nhằm đảm bảo sự hổ trợ của họ cho dự án thành công.
3. Quản lý sự can dự của các bên liên quan (Manage Stakeholder Engagement): là quy trình giao tiếp và làm việc với các bên liên quan để nắm rõ nhu cầu và mong đợi của họ, xác định các phát sinh, thúc đẩy sự can dự phù hợp của họ vào các hoạt động trong suốt vòng đời dự án. Lợi ích của quy trình này là giúp nhà quản lý dự án tăng cường sự hổ trợ  và giảm thiểu trở ngại từ các bên liên quan để tang cường cơ hội thành công của dự án.
4. Kiểm soát sự can dự của các bên liên quan (Control Stakeholder Engagement): là quy trình giám sát quan hệ của các bên liên quan, điều chỉnh chiến lược  cũng như kế hoạch quản lý sự can dự của các bện liên quan. Lợi ích của quy trình này là duy trì và tăng cường hiệu quả và hiệu suất của các hoạt động quản lý sự can dự của các bên liên quan khi dự án tiến triển và môi trường thay đổi.