Quản lý chi phí dự án

Chi phí là tài nguyên được đem vào sử dụng, tiêu hao, kết chuyển giá trị vào sản phẩm mong đợi. Theo yêu cầu quản lý dự án, chi phí cần được tính toán trước để đạt được một mục tiêu rõ ràng hay để trao đổi cái gì đó.

Việc quản lý chi phí bao gồm những qui trình yêu cầu đảm bảo cho dự án được hoàn tất trong sự cho phép của ngân sách đã giao:

1. Lập kế hoạch quản lý chi phí (Plan Cost Management): là quy trinh thành lập các chính sách, thủ tục và tài liệu cho việc lập kế hoạch, chi tiêu và kiểm soát chi phí dự án. Lợi ích của quy trình này là cung cấp hướng dẫn và định hướng cho việc quản lý chi phí như thế nào trong suốt dự án.

2. Ước lượng chi phí (Estimate Cost): là quy trình tính toán lượng tiền cần thiết để hoàn thành các hoạt động của dự án. Lợi ích của quy trình này là xác định chi phí cần thiết để hoàn thành công việc dự án.

3. Xác định ngân sách dự án (Determine Budget): là quy trình cộng dồn tất cả các chi phí đã ước lượng cho các hoạt động riêng lẻ, sau đó tính dự phòng rủi ro để ra được đường cơ sở chi phí (cost baseline)cho dự án. Lợi ích của quy trình này là cung cấp đường cơ sở chi phí để làm cơ sở cho việc kiểm tra giám sát sự án.

4. Kiểm soát chi phí dự án (Control Costs): là quy trình giám sát trạng thái dự án để cập nhật chi phí dự án và quản lý các thay đổi so với đường cơ sở chi phí (cost baseline). Lợi ích của quy trình này cung cấp phương tiện để nhận ra những sai biệt so với kế hoạch nhằm đưa ra hành động sửa sai và giảm thiểu rủi ro.