Quản lý dự án đơn giản lắm

Một dự án hiệu quả và được thiết kế tốt đòi hỏi một lượng thông tin chi tiết vừa đủ, tránh có quá nhiều thông tin. Thông thường, càng nhiều chi tiết thì kế hoạch càng có vẻ tốt, nhưng việc triển khai dự án càng trở nên chậm chạp vì bạn có thể có nguy cơ đi quá sâu vào phân tích hoạt động quản lý dự án, thu hút hết sự tập trung của bạn vào các chi tiết và bỏ sót các điểm quan trọng trong dự án – bạn sẽ chỉ nhìn thấy cây mà không thấy rừng. Hơn nữa, sếp của bạn sẽ không cần những chi tiết quá mức.
Trong bài viết này, tác giả lấy ý tưởng, hướng dẫn từ cuốn Quản lý dự án trên một trang giấy của Clark Campbell kết hợp với kinh nghiệm và hiểu biết cá nhân để tóm tắt thành phương án giúp người quản lý dự án có thể đơn giản hóa các vấn đề phức tạp thành các bản tóm tắt với đầy đủ các sự kiện và thông tin nổi bật của dự án – đảm bảo thông tin được thông suốt tới các bên liên quan mà vẫn bám sát được các mục tiêu, nhiệm vụ, trạng thái… của dự án. Tất nhiên là cách này sẽ không nhằm thay thế các công cụ có sẵn của bạn mà chỉ bổ sung cho những công cụ bạn đang sử dụng.
Mọi dự án đều bao gồm 5 yếu tố thiết yếu như sau:

• Các mục tiêu (cái gì và tại sao): Đây là tầm nhìn của dự án. Mục tiêu của dự án phải có thể đo đếm được, không được phép chung chung.

• Các nhiệm vụ, công cụ (như thế nào): Các nhiệm vụ là trung tâm của dự án và cần được hoàn thành để đạt được các mục tiêu đề ra.

• Người thực hiện (ai): Các nhiệm vụ được trong dự án luôn luôn được gán cho một ai đó. Luôn luôn có một người chịu trách nhiệm chính cho một nhiệm vụ.

• Thời gian (khi nào): Thời gian mà các công việc phải được hoàn thành được giám sát trên bảng theo dõi tiến độ của dự án.

• Chi phí (bao nhiêu): Chi phí bỏ ra để thực hiện dự án.

Năm yếu tố thiết yếu của quản lý dự án này có thể được mô tả trong một trang Excel như sau

Và quá trình triển khai lập, theo dõi , và báo cáo thông tin trạng thái dự án được thực hiện thông qua 12 bước như bên dưới, đảm bảo xoay quanh 5 yếu tố cốt yếu trong dự án như đề cập bên trên

• Bước 1: xác định các thông tin chung của dự án (Tên dự án, PM, mục đích, ngày hoàn thành,..)
• Bước 2: xác định danh sách các thành viên dự án (người thực hiện)
• Bước 3: giới thiệu dự án – thông qua việc giới thiệu chi tiết 5 yếu tố cốt lõi như đề cập ở trên
• Bước 4: xác định các mục tiêu dự án liên quan thời gian, nguồn lực (hoặc chi phí) và phạm vi thực hiện
• Bước 5: liệt kê các nhiệm vụ chính cần thực hiện
• Bước 6: đặt mục tiêu cụ thể tương ứng với các nhiệm vụ
• Bước 7: xác định các ngày cần phải hoàn thành cho mỗi mục tiêu
• Bước 8: thiết lập và theo dõi tiến độ thực hiện cho các nhiệm vụ
• Bước 9: phân công người thực hiện cho mỗi nhiệm vụ
• Bước 10: xác định các nhiệm vụ chủ quan (định tính)
• Bước 11: thiết lập và theo dõi chi phí
• Bước 12: Tổng kết và dự báo

Chi tiết về các nội dung này chúng ta có thể tìm mua cuốn sách Quản lý dự án trên một trang giấy, thời điểm viết bài này thì chỉ 42K thôi nhé ạ, tại link này => http://bit.ly/quanlyduantrenmottranggiay

Tác giả cũng có tập hợp lại ebook & biểu mẫu ví dụ bằng Excel (tiếng Việt) để giúp dễ dàng hơn trong việc theo dõi. Thông tin sẽ được chia sẻ qua email cho các bạn đăng ký theo form bên dưới.

Địa chỉ email *