Quy trình Quản lý Dự án PMI

Nói đến dự án chính là nói đến sự nỗ lực để hoàn thành công việc trong một thời gian nhất định, có điểm khởi đầu và kết thúc để tạo ra sản phẩm, dịch vụ, hoặc kết quả mong muốn. Quy trình quản lý dự án bao gồm các bước cần thực hiện nhằm đạt được mục tiêu dự án.

Quy trình quản lý dự án theo chuẩn PMI được cho là phù hợp nhất, có thể áp dụng cho nhiều loại dự án khác nhau, và thực hiện xuyên suốt mỗi dự án. Quy trình này gồm các bước thực hiện như sau:

1. Thiết lập dự án:

Quá trình thiết lập dự án gồm 2 hoạt động chính:

• Xây dựng bản tuyên bố dự án: tài liệu này thể hiện mục tiêu dự án, các ràng buộc, tổ chức dự án, quyền hạn, vai trò trách nhiệm những vị trí quan trọng, các giả định, các rủi ro ở mức độ tổng quát. Bản tuyên bố dự án đóng một vai trò hết sức quan trọng cho toàn bộ quá trình dự án. Đó là mục tiêu cần đạt được, là định hướng hoạt động, là cơ sở để công nhận kết quả cuối cùng của dự án. Tất cả các dự án đều phải có bản tuyên bố dự án.
• Xác định những người liên quan: nhằm thu thập đầy đủ các yêu cầu, ràng buộc, giả định, rủi ro, mục tiêu, và những tác động khác liên quan đến dự án. Mục tiêu cuối cùng của quản lý dự án chính là thỏa mãn sự mong đợi được xác định và thống nhất của các bên liên quan. Việc xác định đầy đủ và đánh giá được mức độ ảnh hưởng của các bên liên quan giúp tăng khả năng hoàn thành mục tiêu của dự án.

2. Lập kế hoạch dự án:

Xây dựng bản kế hoạch dự án cụ thể trên các phương diện: yêu cầu, thời gian, chi phí, chất lượng, nhân sự, truyền thông, rủi ro, mua sắm/đấu thầu, và tích hợp.

Kế hoạch giúp hướng dẫn thực thi và kiểm soát dự án như thế nào. Một kế hoạch tốt phải hội đủ 4 yếu tố: có sự tham gia của đầy đủ các bên (bought-into), thể hiện chính thức bằng văn bản đầy đủ tất cả các phương diện ở trên, được phê duyệt, và khả thi thực tế (realistic).

3. Thực thi dự án

Thực hiện dự án theo các kế hoạch chi tiết đã được vạch ra. Giai đoạn này thực hiện hoàn thành các công việc được xác định trong phần lập kế hoạch để đảm bảo các yêu cầu của dự án.

4. Kiểm soát dự án

Đối chiếu giữa kế hoạch và thực tế thực hiện, đồng thời điều chỉnh nếu cần thiết. Tại quá trình kiểm soát, các thay đổi có thể xảy ra. Việc thay đổi này có thể dẫn đến quá trình thực thi, có thể phải lập kế hoạch lại, hoặc cũng có thể quay lại giai đoạn thiết lập dự án. Thay đổi thường không thể tránh khỏi trong các dự án. Thay đổi thông thường sẽ tác động xấu đến thời gian và chi phí dự án. Vì thế các tổ chức nên có quy trình và phân chia vai trò cụ thể để quản lý thay đổi. Thay đổi trong giai đoạn thực hiện dự án đa phần mang tích chất tiêu cực, thể hiện việc tổ chức chưa đánh giá hết và hiểu rõ mục tiêu, công việc, làm phát sinh ra các yêu cầu mới không lường trước được trong quá trình triển khai dự án. Thay đổi càng nhiều chứng tỏ quy trình quản lý rủi ro chưa được áp dụng tốt

5. Kết thúc dự án

Việc kết thúc dự án cần phải được thực hiện một cách đầy đủ. Cần phải bàn giao sản phẩm, đánh giá sự hài lòng của khách hàng, lưu hồ sơ,… và cuối cùng là kết thúc dự án. Việc kết thúc không theo trình tự sẽ dễ dẫn đến phát sinh nhiều việc rắc rối phải giải quyết sau khi dự án hoàn thành như kiện tụng hợp đồng, trách nhiệm nhân sự, pháp lý,… Việc kết thúc mà không lưu hồ sơ dự án cũng sẽ dẫn đến sự mất đi tài sản vô cùng giá trị trong tổ chức đó chính là tài liệu lịch sử.

Tham khảo PMBOK