Quản lý Dự án Thực tế, đơn giản mà hiệu quả
Phạm vi (scope) là một danh sách tất cả những gì dự án phải làm. Dự án phải có một tài liệu phạm vi được viết ra rõ ràng, nếu không nó sẽ không bao giờ kết thúc.
Các kết quả chuyển giao (deliverables) là những sản phẩm của dự án mà sẽ được chuyển giao, ví dụ: phần cứng, phần mềm, tài liệu mô tả, hướng dẫn,…
Quá trình quản lý phạm vi dự án là nhằm đảm bảo dự án sẽ thực hiện đúng và đủ tất cả những hạng mục theo mong muốn đã được thống nhất các bên liên quan (stakeholders).
Quản lý phạm vi bao gồm 6 quy trình:
- Lập kế hoạch quản lý yêu cầu (Plan Scope Management): là quy trình tạo ra kế hoạch quản lý phạm vi dự án trong đó mô tả phạm vi dự án sẽ được định nghĩa như thế nào, làm sao kiểm tra và kiểm soát. Lợi ích của tài liệu này nhằm cung cấp hướng dẫn và định hướng cho việc quản lý phạm vi trong suốt dự án.
- Thu thập yêu cầu (Collect Requirement): là quy trình xác định, lập tài liệu, và quản lý các yêu cầu và mong muốn của các bên liên quan (project stakeholder) nhằm đạt được mục tiêu dự án. Lợi ích của quy trình này là cung cấp cơ sở cho việc định nghĩa và quản lý phạm vi dự án bao gồm cả phạm vi sản phẩm.
- Định nghĩa phạm vi (Define Scope): là quy trình phát triển mô tả chi tiết của dự án và sản phẩm. Lợi ích của quy trình này là mô tả dự án, dịch vụ hay những giới hạn của kết quả bằng việc định nghĩa những yêu cầu nào là thuộc phạm vi dự án và những yêu cầu nào nằm ngoài phạm vi dự án.
- Tạo cấu trúc phân rả công việc – Create Works Breakdown Structure (WBS): là quy trình chia nhỏ sản phẩm bàn giao và công việc dự án thành những phần có thể quản lý được. Lợi ích của quy trình này là cung cấp một cái nhìn có cấu trúc về những sản phẩm mà dự án sẽ bàn giao.
- Kiểm tra phạm vi (Validate Scope): là quy trình chính thức chấp thuận các sản phẩn bàn giao đã hoàn thành. Lợi ích của quy trình này là mang lại sự khách quan trong việc chấp thuận các sản phẩm bàn giao (accepted deliverables) và tăng cơ hội cho các sản phẩm cuối cùng được khách hàng chấp thuận thông qua việc chấp thuận tất cả sản phẩm bàn giao trong suốt dự án.
- Kiểm soát phạm vi (Control Scope): là quy trình giám sát trạng thái của dự án và phạm vi sản phẩm, cũng như quản lý các thay đổi so với đường cơ sở phạm vi (scope baseline). Lợi ích của quy trình này là cho phép đường cơ sở phạm vi (scope baseline) được duy trì trong suốt dự án và chống trượt phạm vi (scope screep).
