Truyền thông trong dự án

Rất nhiều chuyên gia quản lý dự án đồng ý rằng đe dọa lớn nhất đến thành công của bất kỳ dự án nào chính là sự thất bại về mặt truyền thông, ở đó các thành viên dự án không giao tiếp được với nhau.

Truyền thông (chia sẻ thông tin) thông suốt trong dự án rất quan trọng. Ngay cả khi không có gì để báo cáo, bạn vẫn cần khẳng định rằng không có gì để báo cáo hơn là để mọi người tự suy đoán. Truyền thông phải làm cho mọi người thay đổi thói quen cũ, hiểu và chuyển sang hình thức làm việc theo quy trình, báo cáo và tất cả đều phải thể hiện bằng văn bản, rõ ràng.

Nếu Truyền thông không hiệu quả sẽ gây ra sự hiểu lầm giữa các bên tham gia dự án, ngay cả giữa nội bộ dự án. Mọi người sẽ cho rằng mọi chuyện đang diễn ra tồi tệ và không biết chuyện gì đang xảy ra. Ngoài ra nếu không truyền thông, người dùng sẽ không kịp thay đổi thói quen và sẽ phát sinh nhiều tư tưởng chống đối, chán nản khi phần mềm đi vào hoạt động.

Để đảm bảo truyền thông hiệu quả, quản lý dự án phải thực hiện việc quản lý truyền thông trong dự án, bao gồm các quy trình cụ thể như sau:

1. Lập kế hoạch quản lý giao tiếp (Plan Communications Management): là quy trình của việc phát triển một cách tiếp cận và kế hoạch phù hợp cho việc quản lý giao tiếp dựa vào thông tin và yêu cầu của các bên liên quan, và các tài sản tổ chức sẵn có. Lợi ích của quy trình này là xác định và lập tài liệu các tiếp cận  để giao tiếp hiệu quả nhất với các bên liên quan.

2. Quản lý giao tiếp (Manage Communications): là quy trình của việc tạo ra, thu thập, phân phối, lưu trữ, khôi phục và sự sắp xếp cuối cùng của thông tin dự án phù hợp với kế hoạch quản lý giao tiếp. Lợi ích của quy trình này nhằm tạo ra cách giao tiếp hiệu quả giữa các bên liên quan.

3. Kiểm soát giao tiếp (Control Communications): là quy trình kiểm tra và giám sát giao tiếp trong suốt vong đời dự án nhằm đảm bảo đáp ứng nhu cầu thông tin của các bên liên quan. Lợi ích của quy trình này là đảm bảo cách giao tiếp tối ưu giữa các thành phần tham giao tiếp tại bất cứ thời điểm nào.